Materiaalbeheer en uitgifteprocessen bij een netbeheerder

De energietransitie vraagt om een betrouwbaar en toekomstbestendig elektriciteitsnet. Terwijl het aantal aansluitingen groeit en het net steeds zwaarder wordt belast, wordt het cruciaal om onderhoud en reparatieprocessen snel en effectief uit te voeren, óók in onverwachte situaties.

Om dit mogelijk te maken, heeft Spire samen met een netbeheerder gekeken naar de inrichting van materiaalbeheer en uitgifteprocessen.

• Analyse van bestaande processen en ontwerp van een toekomstbestendig model
• Complex stakeholderveld van monteurs tot asset managers
• Gevisualiseerd implementatieplan met duidelijke fasering
• Concreet stappenplan voor opschaling en continue verbetering

Het Nederlandse elektriciteitsnet raakt steeds voller, wat niet alleen vraagt om uitbreiding, maar ook om slim en robuust onderhoud van de bestaande infrastructuur. Voor een regionale netbeheerder betekende dit dat materiaalbeheer en uitgifteprocessen ook in ongeplande situaties snel en foutloos moesten verlopen.

Belangrijkste uitdagingen:

1. Complex stakeholderveld – van monteurs in het veld tot asset managers die beleid opstellen.
2. Veel onderling afhankelijke processen – veranderingen in het ene proces beïnvloeden het andere.
3. Gevisualiseerd implementatieplan opleveren – met duidelijke fasering in een omgeving met veel raakvlakken en afhankelijkheden.

Spire startte met interviews, procesanalyses en documentstudies om de huidige (“as-is”) situatie in kaart te brengen. Vervolgens is een toekomstbeeld (“to-be”) ontworpen en gevalideerd met de betrokken stakeholders.

Om de implementatie haalbaar te maken, is het ontwerp opgedeeld in concrete deliverables, afgestemd op de afhankelijkheden tussen teams en processen, en verspreid over de tijd.

“Door de complexiteit te vertalen naar overzichtelijke stappen, kreeg de netbeheerder een plan waarmee iedereen – van monteur tot asset manager – wist wat er nodig was.”

Het plan bestond uit drie kernonderdelen:

1. Overzicht van processen en afhankelijkheden

De hoofd- en subprocessen zijn visueel uitgewerkt, inclusief de onderlinge relaties. Dit maakt in één oogopslag duidelijk waar knelpunten, hiaten of overlap in het proces zitten.

2. Rollen en verantwoordelijkheden

Voor iedere stakeholder – van monteur tot asset manager – is een eerste inventarisatie gemaakt van mogelijke taken, beslissingen en resultaten. Dit overzicht kan verder worden uitgewerkt en verfijnd naarmate het proces concreter wordt.

3. Fasering in praktische stappen

De implementatie is opgedeeld in logische stappen:

1. Eerste werkbare versie van het proces – een eenvoudige, direct toepasbare opzet waarmee materiaalbeheer in ongeplande situaties meteen verbeterd kon worden.
2. Opschaling en uitbreiding – vervolgstappen om de processen breder binnen de organisatie uit te rollen en te verankeren.
3. Continue verbetering – een aanpak waarmee de netbeheerder de processen blijvend kan optimaliseren op basis van ervaringen en veranderende omstandigheden.

Met dit plan beschikt de netbeheerder over een duidelijke routekaart die:

• Snellere afhandeling van ongeplande storingen en onderhoud mogelijk maakt door de juiste materialen op het juiste moment op de juiste plek te leveren;
• Communicatie tussen afdelingen en monteurs verbetert;
• Bijdraagt aan een hogere betrouwbaarheid van het elektriciteitsnet;
• De wendbaarheid van de organisatie vergroot in een tijd waarin het net steeds zwaarder wordt belast.

Het implementatieplan ondersteunt niet alleen de dagelijkse operatie, maar levert ook een directe bijdrage aan een toekomstbestendig energiesysteem.

Ook behoefte aan overzicht en structuur in complexe processen? Neem contact met ons op en ontdek hoe Spire kan helpen bij het ontwerpen en implementeren van praktische oplossingen die direct effect hebben op de operatie én de energietransitie.